[オフィス移転マニュアル]必見!絶対失敗しないオフィス移転の手順

オフィス移転が決まった!

…さて、いったい何から手を付けたらよいのでしょうか?

 

初めてオフィス移転を担当される方は、何をどのタイミングでどうすれば良いかがわからないものです。

また、過去に移転を経験された方でも、オフィス移転はそんなに頻繁に生じることでもないはず。行うべきことに抜け漏れがないようにしなくてはいけません。

 

そこでこの記事では、オフィス移転担当者の方向けに、オフィス移転に必要な作業をチェックリストとしてまとめました。1つ1つチェックを入れながら作業を進めれば、オフィス移転が失敗することはありません!

オフィス移転マニュアルで抜け漏れのないオフィス移転を!

オフィス移転の担当者の具体的な業務としては、以下のような事項が挙げられます。

  • 移転のスケジュール調整
    (旧オフィス関連でやるべきこと、新オフィス関連でやるべきこと)
  • 内装業者、引越し業者とのスケジュール調整
  • 移転先オフィスの選定
  • 移転先オフィスの契約
  • 関係官庁への届け出
    ・・・等々

またこれ以外にも、社内の人への情報共有や準備の指示なども担当者の仕事です。そう、オフィス移転時に担当者がやるべきことは膨大な量なのです。

やることがこれだけ大量かつ多岐にわたっていると、どうしても抜け漏れが心配ですが、オフィス移転は大きなお金も動く一大プロジェクト。オフィス移転を担当するのが初めてだとしても、失敗は決して許されません。

 

…トラブルを起こしてしまったらどうしよう…?

 

不安になってしまったあなたも、どうかご安心ください。オフィス移転を計画する段階から、移転後の諸手続きまで、移転の一連の工程をチェック形式でまとめました。

 

以下の記事を1つ1つ確認して、抜け漏れなく業務を進めてオフィス移転を成功させましょう。オフィス移転時に重要な情報が満載のマニュアル、担当者の方は必見です。

 

オフィス移転マニュアル1.移転全般のタイムスケジュールとチェックリスト

オフィス移転までのタイムスケジュールを、チェックリストも添えて紹介しています。こちらの記事は、移転作業の全体像を把握するために便利です。

オフィス移転には約6ヵ月の期間が必要です。規模の大きいオフィスであれば、オフィス移転プロジェクトの専任チームを結成するなどして対応する必要があります。

そして、業務範囲は当然ながら新オフィスと旧オフィスの双方にまたがります。移転までの時間を考えて今何をすべきなのか、この記事をブックマークして、いつでも確認できるようにしておいてください。

タイムスケジュールを頭に入れつつ、1つ1つチェックを入れながら作業を進めれば、抜け漏れがなく済みますね。

 

[オフィス移転マニュアル]移転タイムスケジュールとチェックリスト

 

オフィス移転マニュアル2.移転先に関するチェックリスト

こちらは、新オフィス(移転先)に関する作業に焦点を当てたマニュアルです。

移転先の内装を依頼する業者や引越し業者とのタイムスケジュールを掲載しています。内装や什器等は、新オフィスの環境を大きく左右しますので、早めに準備を始めたいもの。また、オフィスの引越しは、引越し業者はもちろん従業員とのコミュニケーションも大切です。

そして、移転先選びのためのチェックリストもご紹介します。貴社の望む移転先物件とは?希望通りのオフィス物件に出会えるように、1つ1つの項目を確認しながら移転先を決められます。

旧オフィスの作業と並行して進めなければならないことがたくさんありますね。抜け漏れのないように、チェックリストを役立ててください。

 

[オフィス移転マニュアル]移転先に関するタイムスケジュール・チェックリスト

 

オフィス移転マニュアル3.オフィス移転コストに関するチェックリスト

オフィス移転では、旧オフィスでも新たな移転先でも、さまざまな費用がかかります。また、移転に伴って事務的な手続きが必要になれば、そのための費用も必要です。内容をすべて把握できていますか?

大きな金額が動くオフィス移転。事前に概算して、いくらぐらいかかるのか目安を把握しておきたいところです。

この記事のチェックリストを使えば、オフィス移転コストに関するシミュレーションが可能です。費用の把握・確認に役立ててください。

 

[オフィス移転マニュアル]オフィス移転コストチェックリスト

 

なお、オフィス移転にかかるコストは削減が可能です少しでも費用を削減できると

特に高額になりがちな原状回復費は、見積もりが高めに出てくることが多く、適正な価格とかけ離れていることも。以下の記事も参考にしてみてください。

 

原状回復の基礎知識[オフィス移転するなら知っておきたい5つのこと]

 

オフィス移転マニュアル4.オフィス物件契約時のチェックリスト

移転先のオフィスに申し込む際には、何種類もの書類が必要になります。

また、契約前に書面を確認して知っておくべきこともたくさんあります。契約内容をよく知らずにサインしてしまうと、後からトラブルになってしまうことも…。慌ただしいオフィス移転準備ですが、確認すべきことはきちんと確認しておきたいもの。

新オフィスの申込時に必要な書類と、契約時に確認しておきたい事項を、以下の記事にチェックリストとしてまとめています。確認し忘れていることはありませんか?

 

[オフィス移転マニュアル]オフィス物件契約時のチェックリスト

 

オフィス移転マニュアル5.関係官庁の手続きに関するチェックリスト

オフィス移転は、モノとヒトの引っ越しだけではありません。新オフィスに移転した後もやることがあるのです。

法務局や税務署、職安や社会保険事務所など、関係官庁に手続きを取らなければなりません。それぞれ届出期限なども決まっています。

実際のオフィス移転が終わっても気を抜けません。数が多いので、以下の記事にチェックリストとしてまとめました。

 

[オフィス移転マニュアル]関係官庁手続きチェックリスト

 

オフィス移転を100%成功させるために

 

「とにかく失敗したくない…」という声の多いオフィス移転。

何度もオフィス移転を繰り返している企業様ならともかく、総務などのオフィス移転担当者も、通常はオフィス移転業務には不慣れです。チェックリストを最大限に活用していただき、失敗なくオフィス移転を済ませられるようお祈りしております。

 

なお、弊社はオフィス移転時に必ず発生する原状回復費を大幅削減するコンサルティングを行っております。原状回復費は、オフィス移転費用のうち大きな割合を占めますが、前述したように、高額な見積もりが出てきやすいのです。

コストは削減できたほうが企業としても嬉しいことでしょうし、オフィスの内装や什器等に削減できた費用を充てられたら、社員も訪問客の方々も快適に過ごせて、貴社の好感度も高まることでしょう。

 

完全成功報酬制なので、ご相談は無料です。
オフィス移転に際してお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

 

 

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