オフィス原状回復費、高いと思っていませんか?

 

 

オフィス移転時にビル側から提示された原状回復の積算見積書を素人の自分が見ても高い!と思ってしまう・・・

オフィス移転が決まり、打ち合わせや調整に多忙を極める中、管理会社から提示された原状回復費の見積もりを見てその高額さに唖然・・・

退去まで時間がないし、すぐにでも返事をしないと違約金を取られてしまう・・・なんとかならないものか?

原状回復費の費用は少しでも削減できれば、次に移転するオフィスの内装にも投資できるのに・・・

 

あなたの会社だけではなく、全ての移転予定のある会社全部が抱える問題が「原状回復費の見積もりが高い」という事実なのです。

 

■あなたがしたいことと、しなければならないこと、したくないことは相反する

 

(したいこと)オフィスの原状回復費を少しでも安くすること

→場合によっては、保証金がほとんど吹っ飛んでしまうぐらいの原状回復費。できるだけ安くしたいですよね。

(しなければならないこと)オフィスの賃貸契約書に違反しないこと

→これは当たり前です。トラブルになっても契約書を締結している以上、不利なのはあなたです。

(したくないこと)原状回復費のコストダウンに関わる交渉

→相手は百戦錬磨の不動産のプロです。素人のあなたが相手では勝ち目はありません。

 

実はこの相反する問題を解く鍵があるのです。

しかも、「契約書に違反せず」、かつ、「劇的に原状回復でき」、かつ、「あなたがやる必要がない」ものなのです。

いうなれば、難しそうなパズルをいとも簡単に解いてしまう人に頼めばよいのです。

 

■オフィス原状回復費は複雑なパズル

 

パズルをとくと・・

1.原状回復費は大幅にコストダウン

2.ビル管理会社やビルオーナーとは全くトラブルなし

3.あなたが交渉をする必要がなし

4.弁護士公認、国土交通省が認めている手法

5.時間がなくても原状回復費の見積もり返事前なら大丈夫

 

なぜ大幅にコストダウンできる可能性があるのか、どうすれば良いのか、以下の内容を見ていただければよく分かります。

 

順を追ってお話しいたします。

 

 

オフィスにおける原状回復とは

 

 

原状回復とは、賃貸借契約終了時に借主が貸主に対して、オフィスを借りる前(入居前)の状態にもどすことです。

次の2点を行うことが「原状回復」の中身だと考えてよいと思います。

  • 新設・増設のものは撤去する
  • 移設のものはオフィス入居前の状態に戻す

なお、どのような状態で貸主に返すべきなのかは契約書に明記されていますので、改めて契約書の内容を確認してください。

さて、ではなぜ、オフィスの原状回復費に関してトラブルが絶えないのでしょうか?

それは、オフィスにおける原状回復費の算出基準があいまいだからです。

 

 

オフィス原状回復費の算出基準のあいまいさ

 

なぜ、原状回復費の算出基準は「あいまい」なのでしょうか?

主な理由として以下の2点が挙げられます。

 

オフィスの場合、法的根拠のある明確な基準がない

 

民間の賃貸住宅に対しては、法的拘束力はないものの、国土交通省住宅局が作成した「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改訂版)」があり、多くの判例もあることから事実上の基準が出来ていますが、オフィスの場合、契約自由の原則から、基本的には借主と貸主の当事者間で交渉・契約した内容がすべてになっているのです。

 

契約内容の確認不足

 

契約時に借主と貸主「双方で」しっかり確認をしていなかったばかりに、法的根拠がある明確な基準がないことから、貸主に有利な条件で契約してしまっているケースも多くみられます。

 

 

オフィス原状回復に対する貸主の思惑

 

法的根拠のある明確な基準がなく、契約時に借主との間でしっかりとした確認を行わずに済んだ貸主としては、「あいまいさ」を最大限利用しようとします。

 

一般に貸主は、退去が決まると次の入居者を早く入れたいため、物件の状態を良くしたいと考えます。このため言葉では原状回復といいながら、実質、物件をグレードアップしているケースが多くみられます。

 

また、壁や床、天井などの経年劣化による通常損耗の修繕費は家賃の中に含まれているにもかかわらず借主に費用を負担させたり、本来、借主が負担する必要のないトイレや給湯やエレベーターホールなどの共用部分の補修を原状回復費に含めるケースも多く見られます。

 

  <具体例>

  • 工事が必要のない共有部分まで費用負担を請求されていた
  • 建築資材の数量を水増し請求されていた
  • 夜間工事の人員、保安員が必要以上に手配されている
  • 自然劣化のものまで、新品に交換されている

 

借主から見れば、心情的には、上記のような貸主の行いはとても受け入れられるものではありません。

 

 

オフィス原状回復費を安くするための3ステップ

 

原状回復費を安くするために、次の3つのステップを実行してください。

 

  1. 契約書を確認して、原状回復に関する内容を把握する
  2. 原状回復の見積書の中身を精査して、契約書の内容と一致しているか確かめる
  3. 1、2を踏まえた上で貸主と交渉する

 

賃貸借契約書、ビルの貸方基準、館内規則(ビル運用のルール)などを分析する必要があります。そして、工事を誰が行い費用を誰が負担するのかといった工事区分を確定させます。

 

その後、「柱の面積」「窓」「蛍光灯」「空調」など、工事が不要な部分についても明確にして精度の高い査定をしなければなりません。また、工事の内容や期間で変動する人件費についても、相場を元にして適正な費用を割りだしていく必要があります。

 

上記のことを借主が単独で行うことはかなり困難ですが、経験豊富な専門家のサポートがあるとスムーズに行えます。

 

 

トラブル回避のためにやるべきこと

 

 

借主と貸主で認識の違いが生まれないためには、書面にしてきちんと内容を確認すること、そして立会いによって実際に目で見て確認しておくことが重要です。

 

特に立会いは重要です。

立会いをするのに良いタイミングは次の3回です。

 

入居前の立会い

 

原状回復とはもとの状態に戻すことです。 

このため、あらかじめ退去のときを見据えて「入居前に建物がどのような状態であったか」を必要な箇所には写真を添付して書面化・確認をして、貸主と借主で同じ書類を保管しておくとよいでしょう。

 

原状回復見積もり作成前の退出立会い

 

原状回復を行う前に必ず必要になるのが、見積もりを作成する前の立会いです。

この立会いでは、修繕の必要がある箇所を確認したり、貸主や工事業者から工事の内容について説明されたりします。

しかし、一般的に原状回復やその工事方法について、借主は詳しい知識など持っていないものです。

このような立会いの際には専門的な知識を持つ業者などに同行・代行を依頼するのもひとつの方法です。

 

原状回復完了後の立会い

 

確実に原状回復が完了したということを明確にするためには、工事が終わった後にも一度立会いによる確認を行っておけば完璧です。

これには、貸主から工事が不充分だったと言われて後からトラブルになることを防ぐ目的があります。

 

 

オフィス原状回復における信頼できる専門家とは

 

 

借主が単独で原状回復費の減額を貸主と交渉するにはハードルが高いのですが、経験豊富な専門企業であれば借主の負担は最小限で済みます。

 

では、信頼できる企業とはどのようなことができる企業なのでしょうか?

借主の立場をよく理解していることは言うまでもありません。

その上で、以下の5点を限られた時間(借主の退去期限)までに確実に実行できる企業が信頼できる企業といえるでしょう。

 

  1. どこまで復旧義務があるのかを明確化できること
  2. 施工条件、施工体制を明確化できること
  3. 借主が全額負担の義務があるかどうかを明確化できること(例:天井、床etc
  4. 1~3をベースに現地調査をおこない、設計図面を作成できること
  5. 1~4をもとに相見積もりをとり、同条件&同品質でコスト比較ができること

 

時間が限られている以上、1日遅れが命取りになる可能性があります。

 

 

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