オフィス移転に最適な時期と必要な準備は?

オフィス移転に最適な時期はいつなのでしょうか?

一般住宅の場合は、1月~3月が引っ越しの繁忙期と言われていますが、オフィスにも、移転の繁忙期や移転に適した時期があるのでしょうか?

オフィス移転には、さまざまな準備が必要になります。その準備の内容や移転のタイミングを考慮して、早いうちから動き出さなければなりません。

この記事では、オフィス移転に適した時期とともに、オフィス移転に伴って考慮すべきポイントなども紹介します。オフィス移転を検討している方は、ぜひご一読ください。

オフィス移転の繁忙期って?

 

オフィスの場合、「物件探しの繁忙期」は2回あり、1月~3月と9月~12月です。

1月~3月については、年明けでオフィス移転を依頼するところが多く(不動産会社も年末年始が休みになるので営業開始が年明けになる)、9月~12月については、年明けまでに移転を終了させたいというところが多いです。

 

ちなみに、3月は企業の決算月として一番多いですが、オフィス移転に関しても3月が多くなっています。決算が終わった後、1年後の移転を目標に動き始めて翌年3月に移転をするという形が標準的な移転期間といえるかもしれません。

ただし、この時期に移転をするとなると、繁忙期であることから、引越業者などに支払う引越費用が高額になってしまう可能性が高いです。できることならば、3月は避けた方がよいと思います。

 

オフィス移転準備を始めるのに最適な時期は?

 

「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」はオフィスでも有効?

繁忙期を避けるという意味では、オフィス移転準備を開始する(物件探しを始める)のに良い時期は、4月~8月ということになります。ちょうど暖かい時期が移転のための物件探しには最適だといえます。

オフィスを移転する場合、物件を探し始めてから移転するまで最低で半年ほどかかることが多いため、この期間に物件探しを始めると、実際に移転をするのは早ければ10月~2月になります。

ちなみに10月~2月までの時期は、実は引越しををするのに最適な時期です。なぜなら、1年の中で引越し件数が多くない時期だからです。

 

 

オフィス移転に伴って考えておくべき2つの側面

オフィス移転を検討するのであれば、以下の2つの側面をよく考えておく必要があります。

 

費用面

オフィス移転の際は、新オフィスに対して通常8~12ヶ月の敷金がかかるといわれています。

※最近は、敷金を半額にしてくれるサービスも登場しているようです。

これに加えて、新オフィスの内装費や旧オフィスの原状回復費などもかかってきますので、これらの費用を賄えるだけの資金がないと、移転後に事業継続・新規投資といったことに使える資金がない状態になってしまいます。

移転計画を立てる前に、現在の企業の財務状況や移転後の資金繰りについて検討した上で移転計画を立てていく必要があります。

 

環境面

オフィス環境の良悪はそのまま業績の良悪につながるものですので、いかに社員が働きやすいオフィスにするかということについては、企業として重要な検討・実施項目の1つです。

一人一人のワークスペースが充分に確保できるように、新オフィスの選定の際には、働く社員の数をどの程度にするのか、新規採用を含めた採用計画と併せて移転計画を立てる必要があります。

充分なワークスペースとはどの程度の広さなのか、オフィス移転に関連するビジネスを展開している企業が調査したデータがいくつかでているようですが、3坪~5坪がオフィス環境としては適していそうです。

※オフィス面積に関しては、こちらのページが参考になります。

 

新オフィス選定・契約の基本4項目

オフィス移転費用の相場と費用を大幅に削減する方法

オフィス移転が決まったのであれば、まずは現在入居しているオフィスの退去スケジュールを確定させる必要があります。

③のスケジュールを確定してから、次の①→②→③の順番で進めていきます。

①新オフィスの選定・契約

②新オフィスの内装構築

③現在入居中のオフィスの解約〜原状回復

※①②③が同時進行している時期もあります。

 

上記の中で、原状回復費については関連する記事を多く掲載していますので、本記事では、①新オフィスの選定・契約の基本につきまして少し詳細にご説明したいと思います。

新オフィスを選定をする基本として、以下の4つの検討項目があります。

 

賃料

入居後一定期間の賃料が無料になるフリーレント契約や、貸主側が移転費用の一部負担する契約になることがあります。

このような契約条件を含めた契約期間内で必要なトータルの賃料を、契約期間で割った賃料のことを、実質賃料(ならし賃料)と言いますが、これは契約書に記載される表面賃料とは区別されます。

このため、事前にどのような条件があるかを把握して交渉をすることで、実質賃料を抑えることができます。

 

坪数

オフィススペースの坪数は、柱や壁が含まれた「契約面積」で記載されているため、「有効面積」を把握する必要があります。

契約面積とは、一般に「壁や柱の芯を基準に算出される壁芯面積」のことです。

有効面積は「実際にオフィスとして使える面積」のことです。

スペース内に柱がある場合、使えないスペースにも賃料を払うということになってしまいます。

ちなみに、スペース内に柱があると約10%有効面積が減るとの試算が出ていますので、確認が必須です。

 

立地

移転することで起きるコストアップ要因として交通費があります。

具体的には、社員の通勤交通費や、顧客/顧客候補/パートナー企業訪問のための交通費が大幅に増えてしまうことがあります。

せっかく賃料の安いところに移転したのに、賃料削減分が交通費の増額分で相殺されてしまい、移転の意味が薄れてしまう事態が起こってしまった例もあるのです。

このため、移転に伴う、コストダウン要因、コストアップ要因について事前調査をしっかり行っておくことが必要です。

 

移転時期

オフィスの賃料は、ビルの需給関係や景気で大きく変化します。

同じビルでも、借り手優位の状況での賃料と貸し手優位の状況での賃料は、大きく異なります。

また、同じビルでも、入居時期が違うだけで坪あたりの賃料が数千円レベルで違うこともあります。

このため、移転する時期についても充分に検討することが必要です。

 

移転先の新オフィス選定のコツ

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今回ご説明しました基本4項目は、優先順位を決めて取り組むと良いです。なぜなら、個々の企業によって、移転に対する考え方をはじめとして、とりまく環境・置かれた状況が全く違うからです。

まずは優先順位を明確にしたうえで、新オフィス選定を行っていただければと思います。

 

オフィス移転にあたって詳しく知っておきたいことの1つが「旧オフィスの原状回復」です。以下の記事もご参照ください。

オフィス移転するなら必須!オフィス原状回復の基礎知識集

 

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