[オフィス移転マニュアル]移転タイムスケジュールとチェックリスト

オフィスの移転が決まって、オフィス移転の担当になったものの、何をしたらいいのかよくわからない…。

オフィス移転にはさまざまな準備が必要です。頻繁に行う業務ではないため、オフィス移転に詳しい人は少ないのですが、詳しくないなどと言っていられないのがオフィス移転。旧オフィスを引き払うと同時に、新オフィスの準備も進めなければなりません。大きな費用も動きますし、失敗は絶対に許されません

 

万一、オフィス移転作業に漏れがあると大きなトラブルの元になりますし、費用的にも大きな損失になってしまう可能性があるため、オフィス移転担当者は非常に重要な業務を担っているのです。

 

そこで、オフィス移転の担当者向けに、オフィス移転までのタイムスケジュールを、チェックリストも添えてお伝えします。約6ヵ月にわたる業務になりますので、1つ1つの項目にチェックを入れながら準備を進めて、オフィス移転を確実に成功させてください。

なお、こちらのチェックリストは、100坪前後の中規模オフィスを想定したものです。100坪を大きく上回るような大規模なオフィスの場合は、6ヵ月前には専任のプロジェクトを作るなどして、これよりも早めに準備する必要があります。

 

旧オフィスからの移転準備チェックリスト

 

 

オフィス移転は最低6ヵ月にわたるプロジェクトとなります。以下の項目にチェックを入れながら、オフィス移転の作業に漏れがないか確認していってください。まずは、旧オフィス側で作業が必要な項目を紹介します。

 

オフィス移転6~3ヵ月前

□ 1. 移転の検討

賃貸借契約書の確認

解約予告時期の確認 ※6ヵ月前

原状回復条件の確認 ※居抜きでの契約は可能か?業者の選択はできるか?

敷金・保証金返還時期の確認

移転予算の作成

移転の決議

□ 2.移転要件の抽出

立地・場所(通勤時間コストの削減、最寄駅からの所要時間、取引先との関係、周辺環境)は?

設備(社員モチベーション、採用戦略、社内コミュニケーション、業務効率、賃料削減)は?

□ 3.物件選定

□ 4.移転計画の作成

移転時期の確定

移転スケジュールの作成

 

オフィス移転3ヵ月前

□ 5.新規物件契約 

 

オフィス移転2ヵ月前

□ 6.原状回復

□ 原状回復義務の確認

工事期間の確認

最終発注日の確認

最終発注金額の確認

原状回復工事の発注

 

オフィス移転1ヵ月半~1ヵ月前

□ 7.原状回復工事着手 ※解約日までに工事終了

 

※原状回復は費用が大きく、オフィス移転における大きな鍵になります。費用を大幅に削減することも可能ですが、やり方を間違えるとトラブルの元になりますので、以下の記事を参考にしてください。

原状回復の基礎知識[オフィス移転するなら知っておきたい5つのこと]

 

新オフィスへの移転チェックリスト

 

 

今度は、新オフィス側で必要な作業を紹介します。さまざまな作業が同時進行しますので、チェックリストを見ながら、1つ1つ漏れのないように進めていってください。

※新オフィスにおける内装や引っ越しに関するスケジュール、移転先選定のチェックリストはこちらにまとめました。詳細なチェックリストを確認したい方はぜひご覧ください。

[オフィス移転マニュアル]移転先に関するタイムスケジュール・チェックリスト

 

オフィス移転6~3ヵ月前

□ 1. 移転計画担当者の決定

□ 2.社員への説明

※ 噂が流れたり取引先に不確定な情報が流れたりすると混乱を招くので、社員への通達はタイミングを見極めて行う。

□ 3.内装業者選定

□ 4.レイアウトの確定

導線の確保

収納スペース

電話

会議室・応接室・受付など

サーバルーム

複合機

 

オフィス移転1ヵ月半~1ヵ月前

□ 5.インターネット回線の移設依頼

□ 6.電話の移設依頼

□ 7.複合機の移設依頼 

入り口の大きさ確認

重量制限

業者への依頼

□ 8.リース会社への連絡

□ 9.移転通知

□ 案内文作成

□ 送付先リストの作成

□ 印刷の発注

□ 宛名書き

□ 発送

□ 10.社内印刷物の作成

□ 封筒

□ 帳票

□ 名刺

□ 社判

□ 11.取引業者への連絡

□金融機関

□消耗品等の購入先

□加盟団体

□ 12.取引業者への連絡

□ 13.関係官庁への連絡

 

 

オフィス移転で失敗しないためには

とにかく大きな金額が動くオフィス移転。たとえあなたがオフィス移転を担当するのが初めてだとしても、失敗は許されません。スケジュールが間に合わなかったり、漏れがあったりすると、大出費、大損失につながりかねないのがオフィス移転です

ここに記載したチェックリストの項目は、100坪程度のオフィスが移転するにあたって基本的なものですので、このチェックリストをプリントアウトするなどして、定期的に確認しながら移転を進めてください。

 

また、本サイトでは、これ以外にもオフィス移転に関する記事を掲載していますので、参考にしてくださいね。

例えば、以下の記事は、オフィス移転担当者が必ず読んでおきたいものです。

オフィス移転する前に担当者が絶対知っておきたい基礎知識

 

 

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