オフィスを退去する際の原状回復は、契約時に定められた義務です。しかし多くの場合、原状回復工事費の見積もりが高く、トラブルが生じやすいポイントでもあります。
「どうしてこんなに高いのか」、「少しでも工事費用を抑えられないか」と思って、ビルオーナーに直談判する担当者もいます。
オフィスを移転することが決まった担当者からよくお聞きするのが以下のような声です。
- 「現在オフィス移転の準備中だが、見積もりを提出してこないし原状回復工事の詳細説明もない。話が進まず、内容もよくわからない」
- 「事務所の原状回復工事の見積もりを確認すると、費用が想像以上に高い」
- 「原状回復費を削減してもらおうと交渉したが、応じてくれない。そのうえ他業者では施工不可と拒絶された」
しかし、今後の関係性を考慮して消極的な値引き交渉しかできない、原状回復に関する知識不足によってビルオーナーとのやりとりが噛み合わないというケースがほとんどのようです。
交渉の話ができればいい方で、そもそも連絡が取れない、見積もりが出てこない、話の進め方が分からない…といったご相談を頂くこともあります。
このように原状回復には、大きな問題から小さな問題まで様々なトラブルがあるため、注意が必要です。
それでは、オフィスの原状回復費の疑問やトラブルが生じた時は、誰に相談すればいいのでしょうか？
今回は、相談先として考えられる企業や組織などについてまとめました。
オフィスの原状回復で困った時の相談先は？
不動産系の相談ということで、プライベートで利用したことがある人は消費生活センターを思い浮かべるかもしれません。
しかし、そもそも消費生活センターは「消費者」つまり個人の相談を受け付けるところです。プライベートで借りているアパートやマンションなど賃貸物件の原状回復費に関する相談であれば、相談先としてふさわしいと思います。
個人ではなく法人であるオフィスの原状回復費の場合、消費生活センターは相談先になってくれません。
では、「トラブル」という観点から、法律の専門家である弁護士はどうでしょうか。
例えば、ビルオーナーとやり取りをする中で本格的にこじれてしまった場合などであれば、弁護士の出番になるでしょう。
しかし、原状回復のことをピンポイントで相談したい場合は、不動産や建築の知識も必要になるため、そうした方面に強い弁護士でなければいけません。原状回復に強い弁護士はたくさんいるわけではないので、探すのも大変です。
また、見積もりの適正価格などを相談したい場合、弁護士では担当者が求めるような答えは得られないでしょう。弁護士とは、法律の専門家であり、建築や設備の専門家ではないので、相談できる範囲に限界があります。
「弁護士に相談する」ということは相手を構えさせてしまう可能性もありますし、賃貸人側の弁護士に委任し、法定紛争のリスクが高まります。こうなると預託金（敷金・保証金）の返還が紛争解決しない限り返却されないという事態にもなります。
以上の理由から、原状回復の相談をする相手として弁護士はハードルが高いかもしれませんね。
※原状回復費に関して、万一弁護士が必要なレベルのトラブルに発展してしまった場合は、こちらの記事をご覧ください
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他に相談先として候補になりうるのが、コンサルティング会社やオフィス仲介業者をはじめとした民間企業です。
特に、原状回復工事費の見積もりに疑問があって、適正価格はいくらなのか、減額は可能なのかといった相談をしたい場合、相談するパートナー次第でオフィス原状回復費の削減効果は変わってきます。
原状回復は工事業者だけで済む話ではなく、不動産・建築・財務・法律（借地借家法・建築基準法・ビル管理法）といった複数の領域にまたがる問題なので、各分野のプロがいなければ、あなたの会社が抱えるトラブルに対処できないかもしれません。しかし、仮に専門家が揃っていたとしても減額交渉もできなければ結果を出すことはできません。口だけうまくてもダメ、知識だけあってもダメなのです。
また、原状回復は工事を開始しなくてはいけないタイムリミットがあるので、それまでに交渉をまとめられる力量も求められます。
すなわち、費用に関するトラブルを解決したい、原状回復費を削減したい、と思ったら、こうした条件をすべて満たすところに依頼しなければいけません。原状回復のサポートを謳っている会社であればどこに依頼しても一緒、ということはありえないのです。
そこで、各企業でできること、できないことを比較してみました。
原状回復費を相談できると思われる企業を比較
オフィス仲介業者
オフィスのことなので、仲介業者に相談しようと考える担当者もいらっしゃるかもしれません。しかし、オフィス仲介業者のビジネスは、基本的にビルオーナーとの関係性で成り立っています。
そのため、ビルオーナーの意向に沿わない問題は敬遠してきます。相談してもあまり良い返答は来ないでしょう。
つまり、賃貸仲介会社にとってビルオーナーは継続してビジネスをする最も重要なお客様なのです。
オフィス入居工事業者
オフィス入居工事業者の多くは「格安の原状回復工事」も謳っています。
しかし、原状回復工事は指定業者が行う契約になっているビルが多く、そもそも工事を依頼できない可能性があります。まずはご自身のオフィスの契約書を確認してみてください。
指定業者がついていない場合には、こうした企業に相談して、見積もりを取ってみるのも良いでしょう。 ただ、指定業者がいるのに見積もりを取って、“疑似相見積もり”を作成するのはおすすめしません。ビルオーナーに取り合ってもらえないこともありますし、相見積もりが適正でない可能性もあります。なぜなら、原状回復の内容は、賃貸借契約書の原状回復特約により決まっているからです。特約の内容がわからない施工会社の見積もりではエビデンスになりません。
オフィス移転プロジェクトマネージャー
オフィス移転全般をコンサルティングしているコンサルタントです。業務範囲が多岐に渡り、仲介、デザイン設計、グラフィック設計、WEB設計、建築、電気、空調、防災その他設備、通信ネットワークなどすべて理解していますが、仲介系、デザイン系など会社により強み弱みがあります。
継続的にビルオーナーと取り決めの打合せを行う業者のため、ビルオーナーや管理会社も大切な“お客様”になります。したがってテナントだけに肩入れして、代理人として正当な権利を強く交渉してもらうことは難しいと言わざるを得ません。
コンサルティング会社
不動産コンサルティングを行っている企業のなかには、「原状回復費の削減コンサルティング」サービスを提供している企業もあります。もっとも手軽かつ確実な相談先のひとつといえるでしょう。
ただ、本業が別にあって、サービスの一環としてやっている程度の会社では、以下のような問題があるケースも考えられます。
- 交渉は行えるが、あまり削減できなかった。
- プロとしてノウハウがあまりなく、削減金額が非常に少ない。
- 「貸主側にいつまでに原状回復を発注しませんと賃料の倍額の損害金の対象となります」と圧力をかけられて途中で交渉が終わる。
せっかく相談しても、トラブルが解決できなければ意味がありませんので、見極めが必要です。
事前に「適正価格はいくら？」、「発注予想額はいくら？」を過去の実績から予想でき、ターゲットプライスを提示できるぐらいのノウハウを持っているコンサル会社でないと適正価格発注は厳しいでしょう。
引越し業者
引越し業者はたしかにオフィス移転業務の一部を担いますが、原状回復費のトラブル相談までは乗ってくれないでしょう。
オフィス原状回復費のトラブル相談で最も重要な５つ
以上を踏まえて、オフィス原状回復費のトラブル解決にあたり、重要なことは次の5点です。
- 守秘義務対応ができていること（賃貸借契約書、原状回復、見積書、特約は、守秘義務です）
- 工事範囲の定義付けと、最適な復旧方法の提示ができること
- 各分野の専門家が在籍していること（宅地建物取引士、建築士、設備士、弁護士）
- 交渉拒否された場合の対策が取れること
- 遅延損害金リスク対応ができていること
これら5点を確実にクリアできなければ解決には至れません。もちろん、費用の大幅な削減もできません。
この5点に対応できるところにトラブルの解決、減額交渉を依頼できるかが重要になるのです。
探し出すコツとしては、過去の実績を参考にクライアントの真実の声を聞くことができれば、ベストだと思います。
原状回復のトラブル時こそ、安心して相談できるパートナー選びを
これまで見てきたように、見積もりが高いといった原状回復に関するトラブルに対しては、粘り強く交渉してくれて、大きな削減効果を生んでくれるコンサルティング会社を選ぶのが最適といえます。
※コンサルティング会社の実績が証となります。
なによりも原状回復費のトラブルで不安なあなたに寄り添い、最後まで丁寧に対応してくれるパートナー的存在になってくれるところを選びましょう。
