原状回復の基礎知識[オフィス移転するなら知っておきたい5つのこと]

原状回復の基礎知識

オフィス移転が決まると、引っ越し業者の選定や新オフィスのレイアウトなど、考えなければならないことがたくさんありますね。

そんな中忘れてはならないのが、退去するオフィスの原状回復です。

アパートなどの賃貸物件でも、修繕のために敷金から引かれる費用がありますよね。オフィス移転時も同じで、退去する際には原状回復工事を行い、その費用を負担する必要があります。オフィスの場合は、面積も広くなりますし、さまざまな設備がありますので、工事も費用負担も大きくなります。 

 

オフィス移転時に必要な原状回復とは?ぜひ知っておきたい内容をこの記事にまとめました。

(1)原状回復の定義、(2)「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」、(3)原状回復費に関する特約事項、(4)原状回復でトラブルが生じやすい理由、(5)オフィス原状回復の際に確認すべきことについて、順番に説明していきます。

 

原状回復の定義

 

 

一般的に原状回復とは、ある事情によってもたらされた現在の状態を本来の状態に戻すことを意味しますが、オフィス等の物件における原状回復の定義はどのように規定されているのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

 

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」によると、

原状回復とは、賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること

と定義されています。

ですから、例えば賃貸契約を解除した場合は、物件を「原状回復して」明け渡さなければならない旨が規定されているのが通常です。賃借人(テナント)は、物件の原状回復義務を負い、そのための費用は賃借人負担となります。

また、いわゆる経年変化、通常の使用による損耗等の修繕費用は、賃料に含まれるものとされています。通常損耗の修繕は賃借人の負担にはなりません。

 

※ちなみに、「原状回復」のほかに「原状復帰」「現状回復」といった言い方を見かけることもありますが、意味の違いは以下の記事にまとめています。

(オフィス向け)原状回復と原状復帰の違いって?呼び方が違う理由は?

 

「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」とは

 

 

上記でも紹介しましたが、原状回復に関しては、国土交通省が「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」というものを定めています。

「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の背景として、原状回復費用の範囲や金額に関して、賃貸人と賃借人の考え方が異なることが多く、トラブルとなるケースが増えたことが挙げられます。

まず平成10年3月、当時の建設省が原状回復に関する裁判例等を集約して、原状回復に関する費用負担等のルールに関するガイドラインを公表しました。

その後、平成16年2月にも裁判の判例を踏まえた更新が行われ、平成23年8月にはガイドラインのより一層の具体化を行い、原状回復のガイドラインを再改訂しました。この再改訂版が、現在のガイドラインになります。

 

ただし、「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」は、

  • 賃料が市場家賃程度の民間賃貸住宅を想定している
  • 賃貸借契約締結時において参考にすべきものである
  • 現在、既に賃貸借契約を締結している場合、一応、現在の契約書が有効なものと考えられるため、契約内容に沿った取扱いが原則。契約書の条文があいまいな場合や、契約締結時に何らかの問題があるような場合に、このガイドラインを参考にして話し合いをすべき

とされています。原状回復に関する考え方として参考になる箇所は多数あるのですが、オフィスの原状回復を想定して作られたガイドラインではなく、このガイドラインが法的拘束力を持つわけでもないのです。

 

ただ、マンションの1室のような小規模事務所では、「実態において居住用の賃貸借と変わらない」とみなされて、「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に沿って原状回復費用が認められたケースもあります。

同じような判決が出るかどうかはオフィスの規模や契約条件次第になってしまいますが、オフィスの退去に伴って原状回復が必要な場合でも、このガイドラインは参考として確認しておくと良いでしょう。

 

原状回復費に関する特約事項の存在

 

 

賃貸借契約において、通常損耗の修繕費用を賃借人に負担させる旨の特約が、当事者の合意のもと設けられることがあります

賃借人の側が特約による義務負担の意思を示していなければ成立しないものではありますが、入居時にどのような契約を結んだのか、よく確認する必要があります。

 

「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」では、特約が成立する要件を以下のように規定しています。

  • 特約の必要があり、かつ暴利的でないなどの客観的、合理的理由が存在すること
  • 賃借人が特約によって通常の原状回復義務を超えた修繕等の義務を負うことについて認識していること
  • 賃借人が特約による義務負担の意思表示をしていること

つまり、この3つの条件を満たさない限り、特約は成立しないということです。

 

過去の裁判例では、特約は条件次第で有効とも無効ともなっていますので、注意が必要です。入居時の契約条件が退去時に大きく影響するわけですので、移転先のオフィスを新たに契約する際にも、原状回復の項目について気をつけておきたいですね。

 

原状回復でトラブルが生じやすい理由

 

 

既に述べたとおり、「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」は、原状回復費用に関してトラブルが多くなったことから作られたものです。ガイドライン自体は民間住宅を想定していますが、原状回復のトラブルが多いのは、オフィスでも同じです。

特に多いのが、「原状回復工事の見積もりを出してもらったところ、想像以上に高額で驚いた」というものです。
原状回復費が想定以上に高く見積もられてくる理由には、主に以下のようなものが挙げられます。

 

賃借人と業者の知識量の差

賃借人は建築や不動産などの専門知識を持っていないのが普通です。頻繁に移転している会社でもない限り、相場観も持ち合わせていないでしょう。

ですから、見積もりを見ても、内容や金額が適正なのかどうか、判断することができず、結果的に業者側の言い値で金額が決まってしまうというわけです。

また、個人オーナーが所有するビルを賃貸した際、敷金・保証金とほぼ同額の原状回復工事の見積もりが出てくる、というケースも見受けられます。

これも、賃借人の知識のなさにつけ込み、1回受け取った敷金・保証金を返さなくて済むように帳尻を合わせているケースがほとんどです。

 

指定業者の使用

入居時の賃貸借契約書の中に「原状回復工事はビルオーナー・管理会社の指定工事業者に依頼しなければならない」といった内容が盛り込まれていることがあります。つまり、工事業者があらかじめ決められていることが多いのです。

そうなると、競争原理が働かず自然と高い見積もり金額が出てきてしまいます。賃借人としては、他の業者から相見積もりを取ることもできず、オフィス移転コストを下げたくても、他の安い工事業者を選べなくなってしまうのです。

 

業界の重複構造

ビルオーナーが原状回復工事を発注すると、工事業者はさらに下請け業者に工事を発注します。下請け業者はさらに孫請け業者に工事を発注します。孫請け業者はさらに職人や技能士に仕事を発注します。

原状回復工事は、こうして何度も発注が繰り返される重複構造になっているのです。

このような重複構造では、途中で各業者がマージンを抜いていくことになります。そのため、原状回復に必要なトータルコストが高くなり、あなたの手元に届く見積もりもそれだけ高額になってしまうというわけです。

 

不明確な工事対象範囲

どこまでが工事の対象となるのか範囲があいまいになっていると、不要な箇所まで見積もりに含まれてしまう可能性があります。

例えば、本来は原状回復費を負担する必要のない通常損耗が含まれているケース、天井や床の一部箇所だけを修繕すれば良いのにもかかわらず全面張替えとして見積もられているケース、設備を原状回復するのではなくアップグレードするための余計な見積もりが組まれているケースなどがあります。

 

※原状回復費の問題や解決方法について、こちらの記事も参考になります。

オフィスの原状回復費を劇的に削減するための3つのポイント

 

オフィス原状回復の際に確認すべきこと

 

オフィス移転が決まったら、まずは賃貸借契約書を確認してください。どこまで原状回復を行えばいいのか、指定業者がいるのか、特約などが定められていないかどうか、義務や範囲を確認しましょう。

また、移転の準備が進んで工事の見積もりが出てきたら、「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」やこの記事などを参考にして、見積もりに余計なものが含まれていないかどうか、しっかり確認してください。

 

そして、原状回復費の見積もりがあまりに高額である、原状回復の範囲がおかしい気がする、見積もりが正しいのかどうか検討もつかないなど、小さくても釈然としない点があるのなら、専門家に相談するのも1つの方法です不適正な見積もりを見抜いたり、自力で交渉したりしようとしても、なかなか踏み込めないのが現実だと思います。

 

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原状回復費削減について不安な点やご質問がありましたら、以下の記事もご覧ください。

トラブルなし×リスクなし!原状回復費に関する不安を解消

 

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