オフィス移転担当者必見!オフィス移転を成功させる5つのコツ+1

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オフィスを移転することになり、移転担当のチームに入ることになった…さて、何をしたらよいのでしょうか?

 

よほど頻繁にオフィス移転を行っている会社でなければ、オフィス移転自体が初めての経験という方もいらっしゃるでしょう。まして、オフィス移転担当者という役割を何度も経験する方は少ないのではないでしょうか。

社内にノウハウが残っていないことも多いため、いったい何をすればよいのか戸惑ってしまう担当者も多いようです。しかも、多くの場合、担当者は自分の通常業務を回しながらオフィス移転を担当することになります。

 

考えれば考えるほど大変そうですが…ご安心ください。

 

この記事では、オフィス移転担当者向けに、オフィス移転を成功させるためのポイントを5つお伝えします。いずれも欠かせない項目ばかりですので、各項目がきちんとできているかチェックしながら移転準備を段取り良く進めていってください。

最後にもう1つ、大事なコツを書き添えましたので、そちらもお忘れなく。オフィス移転を成功させましょう。

①なぜ移転するのか?オフィス移転の目的を明確にする

 

まず、オフィス移転の目的を明確にしておく必要があります。

現在のオフィスを出るのはなぜでしょうか?新しいオフィスに移転したい理由はなぜでしょうか?

 

例えば、「人員が増えて現在のオフィスが手狭になった」という理由でオフィスを移転するのであれば、現在よりも広いオフィスを探す必要があります。「来客が増えたので便利な立地に」という理由でオフィスを移転するのであれば、駅の近くなどお客様の訪問しやすい場所に移る必要があります。

つまり、オフィス移転を行う理由は、新オフィスを探す際の軸・指標なのです。すべての条件を完璧に備えたオフィスはありませんから、移転の目的に従って優先すべき条件を決めて、その条件を満たした物件を選ぶ必要があるわけです。

 

②オフィス移転担当チーム内で移転の目的を共有する

 

これを読んでいるオフィス移転担当者のあなたは、任命されて既にチームのメンバーと動き始めているかもしれませんが、特に大規模な移転の場合、できれば6ヵ月~1年前にオフィス移転担当チームを結成して、早めに準備を始める必要があります。

 

チームとしてまず確認しておきたいことは、オフィス移転の目的をチーム全体で共有しておくということ

チームのメンバー全員がなぜオフィスを移転するのか理解していれば、チームとしての話し合いや決断もスムーズです。

 

また、オフィス移転は移転担当チームが中心に行うことになりますが、オフィスは社員全員が使用するもので、オフィス移転は全社員に関係する一大イベントです。

チーム外の社員に協力や意見を求める場面もあるかと思います。そこでまずはチームがオフィス移転の意義をしっかり把握し、社員に伝えられるようにしておくことが大切でしょう。

 

③オフィス移転までのスケジュールを決める

 

オフィスの場合、6ヵ月前までに解約予告が必要な物件が多いため(契約書を確認してください)、その前後からオフィス移転に向けて本格的に動くことになります。大規模なオフィスであればもっと早くから計画を立てて動く必要があるでしょう。

 

オフィス移転スケジュールの決定方法ですが、移転日をまず決めて、そこから逆算していくのがポイントです。

 

移転したい時期に間に合わせるためには、いつ何をしなければいけないのか。余裕を持ったスケジュールを立てたいところですね。社内の繁忙期や毎年恒例のイベントなどがあるようなら、その時期を外すなどの考慮も必要でしょう。

 

 

④優先すべき条件を踏まえて、移転先のオフィス物件を選定する

 

せっかくオフィスを移転するからには、良い物件に巡り会いたいですよね。ところで、「良い物件」とは何でしょうか?

一言で「良い物件」と言っても、会社ごとに異なります。オフィス移転の目的を思い出してください。

 

御社のオフィス移転の目的を踏まえると、新物件で譲れない条件は何でしょうか?

 

既に例として出した通り、スタッフが増えたからオフィスを移転したいのであれば、少なくとも今より広くて、現在働いているスタッフが働ける面積のオフィスでなければなりません。便利な場所に移転したいのであれば、少々家賃が高くなっても、駅から近い場所を探すことになるでしょう。

移転の目的に沿って、絶対に譲れないのはどの条件なのか、優先順位を付けることが必要です。優先順位の高い項目を満たしているオフィス物件が、御社にとっての「良い物件」と言えます。

 

⑤オフィス移転の目的を踏まえて、内装を考える

 

内装は、こだわり始めるといくらでもこだわれてしまうポイントかもしれません。

最近はオフィスの内装で少しでも「自社らしさ」を出したい!と意気込む企業も多いようですが、さすがに無限に経費をつぎこむわけにはいかないでしょうから、どこまでやるのか線引きをする必要があります。

 

いま一度、オフィス移転の目的を思い出してみてください。

御社が今回オフィス移転を行う理由は何でしょうか?

 

少しでも良いオフィスにしたい、少しでも快適なオフィスで働きたい…というのは、社員全員の願いだと思います。今回の移転において何が一番大事なのかを明確にしたうえで、優先順位をつけて内装を決めると良いかもしれません。

 

オフィス移転時にはコスト意識を持つことも忘れずに

 

そして、もう1つ。

オフィス移転はただでさえ大きな費用がかかります。どの企業も無限にコストをかけられるわけではないはずですので、次の移転先の家賃や、内装に什器など、やはりオフィス移転の目的に沿って優先順位を考えながら決定していきたいものです。

 

また、オフィス移転時に必要な大規模費用として、旧オフィスの原状回復費があります

 

原状回復費は、面積や立地などによって大きく異なるものの、数百万~数千万という見積もりも出てくるため、オフィス移転費用の大きな部分を占めることになります。

とはいえ、原状回復費の見積もりは、借主が負担しなくてもよい工事が含まれているなど、適正価格よりも上乗せされているケースも少なくありません。

原状回復費の専門家に依頼すれば削減できる可能性がありますので、原状回復費を削減して、オフィスの内装や家賃、あるいは会社経営に回せると理想的ですね。

 

 

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