オフィス移転担当者必見!オフィス移転を成功させる5つのコツ+1

 

オフィス移転プロジェクトの担当者に任命された場合、一体何から始めればいいのでしょうか?

多くの企業は、頻繁にオフィス移転をすることがありません。担当者も移転経験がないことがほとんどです。

また、社内に「オフィス移転マニュアル」のようなものもないため、担当者としては、指針がなく戸惑ってしまうケースが多いようです。

担当者は自分の通常業務を回しながらオフィス移転を担当するため、ついついオフィス移転関係の業務は後回しにしてしまい、時間がなくなってから慌てだす……そんなケースの相談を受けることもあります。

今回の記事では、オフィス移転担当者向けに、5つのコツ(+1)を伝授いたします各項目をチェックしながら進めることで、効率よくオフィス移転できることでしょう。

オフィス移転のコツその1:移転する理由を明確にする

まず、「どうしてオフィス移転が必要なのか」を明確にします。

現在のオフィスを出る理由、新しいオフィスに移転する目的を文字にしてみましょう。

 例えば、「人員が増えてオフィスが手狭になったから」という理由なら、現在よりも広いオフィスを探す必要があります。「来客が増えたので便利な立地にしたいから」という理由なら、交通の便が良く、初めてのお客様でもわかりやすい場所がふさわしいでしょう。

つまり、オフィス移転の理由を明確にすることで、新オフィスを探す際の軸・指標が同時に設定できるのです。

移転の理由は、そのまま移転プロジェクトの行動指針になります。行動指針がなく闇雲に動いても非効率的ですから、まずは移転の理由・目的をしっかりと明確化しましょう。

 

 オフィス移転のコツその2:移転担当チーム内で移転目的を共有する

大規模な移転(200~300坪)の場合、できれば69カ月~1年前にオフィス移転担当チームを結成して、早めに準備を始める必要があります。それくらいオフィス移転とは会社にとっての一大事業だということを認識してください。

移転担当チームとしてまずすべきことは、オフィス移転のコツその1で明確化した移転の理由をチーム全体で共有しておくことです。(コンセプトの明確化)

チームのメンバー全員がなぜオフィスを移転するのか理解していれば、話し合いや決断もスムーズになります。

また、オフィス移転は移転担当チームを中心に行いますが、オフィスそのものは社員全員が使用するものです。チーム外の社員にも内装等について意見を求める場面があるでしょう。その時に、チーム全員がオフィス移転の意義や目的を把握していることで、社員に対しても的確な協力を求められるというわけです。

 

 オフィス移転のコツその3:スケジュールを決める

オフィスの場合、多くは6カ月前までに解約予告が必要です(6カ月でないこともあるので契約書を必ず確認しましょう)。オフィス移転は、解約予告の前後から本格的に動くことになります。大規模なオフィスであれば1年前から計画を立てて動くというケースもありますが多いです。

オフィス移転のスケジュールを設定するポイントは、移転日をまず決め、そこから逆算していくことです。

移転日に間に合わせるため、いつまでに何をしなければいけないのかという視点でスケジュールを立てます。余裕を持ったスケジュールにすることが重要です。

業種によっては繁閑の時期を考慮すべきですし、大型の展示会など重要なイベントがあるようなら、その時期を外すことも忘れないようにしましょう。

 

 オフィス移転のコツその4:物件選定の条件には優先順位を設ける

せっかくオフィスを移転するのですから、良い物件を探したいものです。では「良い物件」とは何でしょうか?

これは会社によって千差万別といっていいでしょう。オフィス移転の理由を思い出してください。

自社のオフィス移転の理由を踏まえれば、新物件で譲れない条件というものが浮かび上がってきます。

スタッフが増えたからオフィスを移転したいのであれば、「今より広いオフィス」が条件になるでしょう。交通の便を重視するなら、「少々家賃が高くなっても、駅から近い」という条件が浮かびます。

移転の理由・目的から、物件探しの条件を設定し、その条件に優先順位を付けましょう。優先順位の高い条件を満たしている物件が、自社にとっての「良い物件」といえます。

 

 オフィス移転のコツその5:移転の目的を踏まえた内装を!

新しいオフィス不動産において、内装はいくらでもこだわることができます。

最近はオフィスの内装で「自社らしさ」を出し、ブランディングにつなげたい企業も多く見られます。しかし、内装にかけるコストにも限度がありますから、どこまでやるのか線引きをする必要があります。

この場合も、オフィス移転の理由・目的が目安になります。

快適な環境で働きたい……というのは、従業員として当然の願いです。ただ、今回の移転において最も重要なことを明確にすれば、どのような内装工事が必要になるか自ずと見えてくることでしょう

 

オフィス移転のコツ+1:元のオフィスにかかるコストも忘れずに

オフィスを移転する時は、どうしても新しい物件に意識が行ってしまいます。しかし、現在使っているオフィスのことも忘れてはいけません。

オフィス移転には大きなコストがかかります。どんな企業も不要なコストは省きたいもの。そこで担当者は移転先の家賃や、内装の工事費用、什器などのコストを工夫しようとします(ここはオフィス移転の理由・目的を考慮し、優先順位をつけてくださいね)。

 しかし、オフィス移転時には、旧オフィスの原状回復費が大きなコストとなることを忘れてはいけません

 原状回復費は、オフィスの面積や立地など条件によって変わりますが、数千万円という高額な見積もりが出ることも珍しくありません。

しかも、そうした原状回復費の見積もりは、本来しなくてもよい工事が含まれていたり、適正な価格になっていないケースもあるのです。

原状回復費の専門家に依頼すれば適正な価格で原状回復してもらえる可能性があります

原状回復費を適正なものにして、浮いたコストを新オフィスの内装や家賃、あるいは会社経営に回せると理想的ですね。

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