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オフィス移転

オフィス移転チェックリスト、成功のコツ5+1

執筆者 : 萩原 大巳(はぎわら ひろみ)

オフィス移転プロジェクトの担当者になったら、一体何から始めればいいのでしょうか?

ほとんどの方は、移転経験がなく、社内に「オフィス移転マニュアル」のようなものもないので戸惑ってしまうのではないでしょうか。

自分の通常業務をやりながらオフィス移転を担当するため、ついついオフィス移転関係の業務は後回しにしてしまい、ギリギリになってから慌てだす…そんなケースで相談を受けることもあります。

今回の記事では、オフィス移転担当者向けに、5つのコツ(+1)を伝授いたします。各項目をチェックしながら進めることで、効率よくオフィス移転できることでしょう。

オフィス移転のコツ①:移転の理由を明確にする

まず、どうしてオフィス移転が必要なのかを明確にし現在のオフィスを出る理由、新しいオフィスに移転する目的を文字にしてみましょう。

 例えば、「人員が増えてオフィスが手狭になったから」「広いオフィスが必要ではなくなったから」という理由なら、スタッフの人数に応じてオフィスを探す必要があります。「働き方見直しのため」という理由なら、働き方の多様化によりオフィスもそれにあったスタイルに変化する必要があります。

つまり、オフィス移転の理由を明確にすることで、新オフィスを探す際の軸・指標が同時に設定できるのです。

移転の理由は、そのまま移転プロジェクトの行動指針になります。行動指針がないまま動いても非効率的です。まずは「移転の理由・目的」をしっかりと明確化しましょう。

 オフィス移転のコツ②:移転担当チーム内で移転目的を共有する

オフィス移転のコツ②:移転担当チーム内で移転目的を共有する

大規模な移転(200~300坪)の場合、できれば9カ月~1年前にオフィス移転担当チームを結成して、早めに準備を始める必要があります。それくらいオフィス移転とは会社にとっての一大事業だということなのです。

移転担当チームとしてまずすべきことは、オフィス移転のコツ①で明確化した移転の理由をチーム全体で共有しておくことです。チームのメンバー全員がなぜオフィスを移転するのか理解していれば、話し合いや決断もスムーズになります。

社員の意見を求めるときなど、チーム全員がオフィス移転の意義や目的を把握していれば、社員に対しても的確な協力を求められるというわけです。

 オフィス移転のコツ③:スケジュールを決める

オフィスの場合、多くは6カ月前までに解約予告が必要です(契約書を必ず確認しましょう)。オフィス移転は、解約予告の前後から本格的に動くことになります。大規模なオフィスであれば1年前から計画を立てて動くことが多いです。

オフィス移転スケジュールの設定ポイントは、移転日をまず決め、そこから逆算してスケジュールをたてることです。そして余裕を持ったスケジュールにすることが重要です。

業種によっては繁閑の時期を考慮すべきですし、重要なイベントがあるようなら、その時期を外すことも忘れないようにしましょう。

 オフィス移転のコツ④:移転先物件の選定条件に優先順位をつける

せっかくオフィスを移転するのですから、良い物件を探したいものです。 「良い物件」とは会社によって千差万別です。そこでオフィス移転の理由を思い出してください。

自社のオフィス移転の理由を踏まえれば、新物件で譲れない条件というものが浮かび上がってきます。

人員が増えたからオフィスを移転したいのであれば「今より広いオフィス」、働き方見直しによるものであれば、「働きやすい環境」という条件が浮かびます。

移転の理由・目的から、物件探しの条件を設定し、その条件に優先順位を付けましょう。

  優先順位の高い条件を満たしている物件が、自社にとっての「良い物件」といえるでしょう。

 オフィス移転のコツ⑤:移転の目的を踏まえた内装やデザインを!

オフィス移転のコツ⑤:移転の目的を踏まえた内装やデザインを!

新しいオフィス不動産において、内装はいくらでもこだわることができます。

最近はオフィスの内装で「自社らしさ」を出し、ブランディングにつなげたい企業も多く見られます。しかし、内装にかけるコストにも限度がありますから、どこまでやるのか線引きをする必要があります。

この場合も、オフィス移転の理由・目的が目安になります。

快適な環境で働きたい」というのは、従業員として当然の願いです。ただ、「今回の移転において最も重要なこと」を明確にすれば、どのような内装工事が必要になるか自ずと見えてくることでしょう

なお、入居する先の内装やデザインによりビル側のB工事というものがあるので注意しましょう。

オフィス移転のコツ+1:元のオフィスにかかるコストも忘れずに

オフィスを移転する時は、どうしても新しい物件に意識がいきがちですが、今使っているオフィスのことも忘れてはいけません。

オフィス移転には大きなコストがかかります。不要なコストは省くため、担当者は移転先の家賃や、内装の工事費用、什器などのコストを工夫しようとします(ここはオフィス移転の理由・目的を考慮し、優先順位をつけてください)。

 しかし、オフィス移転時には、旧オフィスの原状回復費が大きなコストとなることを忘れてはいけません。

原状回復費は、オフィスの面積や立地など条件によって変わりますが、高額な見積もりが出ることも珍しくありません。

しかも、そうした原状回復費の見積もりは、本来しなくてもよい工事が含まれていたり、適正な価格になっていないケースもあるのです。

原状回復費の専門家に依頼すれば適正な価格で原状回復してもらえる可能性があります。原状回復費を適正なものにして、浮いたコストを新オフィスの内装や家賃、あるいは会社経営に回せると理想的ですね。

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萩原 大巳(はぎわら ひろみ)

(一社)RCAA協会理事長
(株)スリーエーコーポレーション 代表取締役CEO

・ワークプレイスストラテジスト

オフィス、店舗の移転および統廃合計画の責任者として、500社以上の実績がある。現在、大手消費者金融、銀行などの技術嘱託として活躍。プロジェクトマネージャーとして、原状回復の適正査定、AB工事の適正査定協議では600社超の実績があり、査定実績、日本No.1の専門家である。施工不良、敷金、保証金返還トラブル相談など、日々、企業の法務相談に多忙である。IFRS資産除去債務、環境債務の処理方法等について大手監査法人の主催にて講演を行っている。

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