オフィス移転は、さまざまな準備を必要とする一大イベント。日常的な業務ではないため、オフィス移転担当に任命されてしまうと、戸惑ってしまうことばかりではないでしょうか。
万一、オフィス移転作業に漏れがあると大きなトラブルの元になりますし、費用的にも大きな損失になってしまう可能性があります。
そこで、オフィス移転の担当者になった方向けに、オフィス移転に必要な基礎知識をお伝えします。何はともあれ、まずはこの記事を読むことからスタートしてみてはいかがでしょうか。
オフィス移転の流れ
オフィスを移転することになったら、何をすればよいのでしょうか？まずは全体の移転スケジュールを作成する必要がありますが、やるべきことがわからなければ、計画の立てようもありません。
これから入居する移転先のオフィスと、退去する現在のオフィスに関して、それぞれやるべきことがたくさんあります。主要なものを以下にまとめました。
＜入居するオフィスに関する作業＞
- 物件の選定と契約
※移転３ヵ月前までには契約が済んだ状態にしておきたいところです。 - 内装の設計と工事発注、什器等の発注
※オフィス契約後すぐに工事に入れるように、設計等の準備は早めに始めます。 - 通信設備等の移設準備
- 取引先等、関係各所へのオフィス移転の連絡
- 新たな住所の名刺や封筒などの作成
オフィス自体に関する作業以外にも、所在地の変更などによって意外と細かい作業が発生します。
＜退去するオフィスに関する作業＞
- 解約予告（通知）
※6ヵ月前に通知を出さなければならないところが多いです。 - 引っ越し業者との打ち合わせ・下見・見積もり
- 原状回復工事
注意すべきことは、解約日までに原状回復工事を終わらせる必要があるという点です。万一終えられないと、違約金などという形で余計な費用がかかるおそれもあります。新オフィスの準備ばかりに気を取られず、原状回復に関する準備も早めに考えておきたいところです。
オフィス移転にかかる費用
オフィス移転に必要な主な費用には、以下のようなものがあります。
- 新オフィスの契約金（敷金等）
- 新オフィスの内装工事費、什器購入費用
- 電気工事、電話・LANなど通信工事費用
- 引っ越し費用
- 原状回復費用
オフィス移転費用の相場については、以下の記事も参考にしてください。
また、移転の際には、当然ながら新オフィスと旧オフィス両方に関して出費が発生します。旧オフィスの退去時に敷金・保証金は返還されますが、戻ってくるのは償却費や原状回復費を差し引いた金額です。
上記の中で大きなポイントになるのは、原状回復工事の費用です。というのは、原状回復費の見積もりが驚くほど高くてトラブルになってしまう例が多いのです。
原状回復工事に多大な費用がかかってしまうと、本来返ってくるはずの敷金が返ってこなくなって、オフィス移転にかかる費用が予想以上に高額になってしまうということです。
しかし、少しでも原状回復費を減額できないかと交渉や対応をしようとしても、借主（テナント）は通常、不動産や建築、法律などに関して素人です。
時間や手間をかけても減額は難しいうえ、タイムリミットが迫れば、高額のまま押し切られてしまったり、場合によっては物件明け渡しに遅延が生じ、損害金を取られてしまうことも考えられます。泣く泣く高額な原状回復費を払っている会社も多いのが実情です。
オフィス移転を成功させるには原状回復がカギ
オフィス移転が決まったら、原状回復工事に関して以下の項目を必ず確認してください。
- 原状回復条件の確認（業者は選べるのかどうか、指定業者のみという契約も多い）
- 原状回復義務の確認（範囲はどこまでになっているのか）
- 工事期間の確認
- 最終発注目の確認
- 最終発注金額の確認
可能であれば、解約通知を出す前に原状回復の見積もり金額を確定させるようにすると、余裕を持って動くことができます。また、時間に余裕があれば、原状回復費を劇的に削減できる居抜きの企業マッチングも候補に上がってきますので、なるべく早めに対応したいところです。
※原状回復について知っておきたい基礎知識を以下の記事にまとめました。