オフィス移転担当者になったら、やること

オフィス移転は、会社にとって一大イベントです。事前に準備することが多いうえ、日常的な業務ではないため、オフィス移転担当に任命されると戸惑ってしまうことでしょう。

万一、オフィス移転作業に漏れがあると大きなトラブルの元になりますし、費用的にも莫大なな損失になってしまう可能性があります。

そこで、オフィス移転の担当者になった方向けに、オフィス移転に必要な基礎知識をまとめました。担当者の入門編としていただければ幸いです。

オフィス移転スケジュールとやること

オフィスを移転することになったら、何をすればよいのでしょうか？

まずは全体の移転スケジュールを作成する必要があります。しかし、やるべきことがわからなければ、計画の立てようもありません。

そこで、「これから入居する移転先のオフィス」と「退去する現在のオフィス」に分けて、それぞれやるべき主なことをまとめました。

＜入居するオフィスに関する作業＞

• 物件の選定と契約
  ※移転３ヵ月前までには契約が済んだ状態にしておきましょう。
• 内装の設計と工事発注、什器等の発注
  ※オフィスを契約後すぐに工事に入れるように、設計等の準備は早めに始めましょう。
• 通信設備等の移設準備
• 取引先等、関係各所へのオフィス移転メールや連絡
• 新たな住所の名刺や封筒などの作成

オフィスそのものに関する作業以外にも、所在地の変更などに伴う意外と細かい作業が発生します。

＜退去するオフィスに関する作業＞

• 解約予告（通知）
  ※6ヵ月前に通知を出さなければならないところが多いです。
• 引っ越し業者との打ち合わせ・下見・見積もり
• 原状回復工事

もっとも注意すべきことは、解約日までに原状回復工事を終わらせる必要があるという点です。万一工事が終わらないと、違約金という形で余計な費用がかかるおそれがあります。新オフィスばかりに気を向けず、原状回復に関する準備も早めに考えておくことが重要です。

オフィス移転にかかる費用

オフィス移転に必要な主な費用には、以下のようなものがあります。

オフィス移転費用の相場については、以下の記事も参考にしてください。

オフィス移転には、当然ながら新オフィスと旧オフィス両方に関して出費が発生します。旧オフィスの退去時に敷金・保証金が返還されますが、戻ってくるのは償却費や原状回復費を差し引いた金額です。

上記の中で大きなポイントになるのは、原状回復工事の費用です。というのは、原状回復費の見積もりが想定よりもかなり高くてトラブルになってしまう例が多いのです。

原状回復工事に多大な費用がかかってしまうと、本来返ってくるはずの敷金が返ってこなくなって、オフィス移転にかかる費用が予想以上に高額になってしまうということです。

しかし、少しでも原状回復費を減額できないかと交渉や対応策を考えたりしても、多くの借主（テナント）は不動産や建築、法律などに関して素人です。

時間や手間をかけても減額は難しいうえ、タイムリミットが迫れば、高額のまま押し切られてしまったり、場合によっては物件明け渡しに遅延が生じ、損害金まで支払うことにもなりかねません。こういった理由で、泣く泣く高額な原状回復費を払っている会社も多いのが実情です。

オフィス移転の成功のカギは、「原状回復」である

オフィス移転が決まったら、原状回復工事に関して以下の項目を必ず確認しましょう。

可能であれば、解約通知を出す前に原状回復の見積もり金額を確定させると、移転スケジュールに余裕を持つことができるでしょう。

時間に余裕があれば、原状回復費を劇的に削減できる居抜きの企業マッチングも候補に上がってきますので、なるべく早めの対応を心がけたいところです。

※原状回復について知っておきたい基礎知識を以下の記事にまとめました。